自分専用の「外部脳」を作ろう！ 最強仕事術：GTD(Getting Things Done)とは？
毎日毎日忙しすぎてスケジュールがぎっしり！毎日業務に追われて大変だよおおおお
大丈夫？本当に最近忙しそうだね。
そうなんだよ。。土日も仕事のことを考えちゃってさ。。うまく休めないんだよね。。
大変そうだね。。なんで休みの日も仕事のこと考えてるの？
だって色々忘れちゃいけない重要な仕事も多いし。。
GTD-Getting Things Doneっていう仕事術知ってる？この方法を覚えたらストレスもなくなるし効率も比較的に上がるよ
なりそれ簡単なの？方法おしえて！
この記事は以下の方にお勧めです。
- 業務量の多さで仕事でのストレスを軽減したい！
- とにかく業務の能率が悪い方
- 重要度の付け方がわからない
この記事を読むと以下の利点があります。
- 究極のストレスフリー仕事術が身につく
- 無料で簡単にタスク管理ができ、生産性、能率が上がる、タスクを忘れることが絶対なくなる
- 仕事中や仕事後のストレスが軽減されます
Joshプロフィール
社内採用、採用エージェント、RPOなどの管理職経験あり、採用数3000人以上、15ヶ国以上での採用経験あり。 TOEIC 950 点、洋書マニア。
ブログ村ランキング登録しています！下のアイコンのクリックをお願いします！
Getting Things Done(ＧＴＤ)とは？
Getting Things Done（ゲッティング・シングス・ダン）はGTDと略称され、デビッド・アレンが提唱した画期的な個人用ワークフローの管理手法ことです。
別名「ナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働者）の仕事術」を言われ、スケジュールの管理やタスク管理、タイムマネジメントにおいてのシンプルかつ革新的なものになります。
人間の脳は様々な情報があふれ「パンク状態の人も」
日々の業務において様々なことがありますのね？例えば↓みたいなことが日々起きていて人間の思考はパンク情報な人も多いです。
- 今日はｘｘさんに何時に電話をしなければいけない
- ｘｘ様へのレポートを緊急で30分以内に送らなければいけない
- そのレポートを作成中に別の人に明日の会議に関して話がきた
- そういえばｘｘさんからの連絡がない（重要）
人間の脳は頭の中にタスクや情報量が多すぎるとイライラしたり、人への思いやりがなくなり、一つ一つのタスクにおいての能率性も下がります。
「箱」をイメージしてまずは情報を全て収集してみよう。
混乱や焦り、ストレス、忘れを招く原因は大量の情報により軽いパニックに陥る人が多いと思います。
まずは、得た情報を一つの「大きな箱」に入れることをイメージしてすべて頭の中の外に出してみましょう。
Evernote設定
私がおすすめするのはまずはEvernoteをインストールすることをお勧めします。これは無料版であれば完全無料になります。まずはインストールしてみてください。
Evernoteとはいわゆる'TO DO LIST'(タスク管理)のアプリケーションでPC版とスマートフォン版もあります。
情報がいつどこから来るかわからないので、やはりノートなどよりアプリやパソコンで収集が可能なシステムが必要かと考えます。
最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理
Evernoteをインストールしたら、Evernote上で下記のNOTEBOOKを作りましょう。それぞれの使い方に関してはそれぞれ説明します。
- 箱（すべてのものはとりあえずここ！）
- Now(今日中)
- Next (2－3日中)
- Later (1週間以内)
- Someday (いつか)
- Waiting （何かを依頼し、先方のアクション待ち)
- Info (必要になりそうな情報)
箱 （とりあえずはここに入れて！）
これはまさしく全てを入れておく「箱」になります。
聞いたことやらなきゃいけないこと、どんな小さなことでもここに入れてください。 ほんっとに小さいことでもいいです。「牛乳買わなきゃいけないとか」でも笑
ここで重要なのが「頭を空っぽ」にすることを意識してすべて出すです！
Evernote 上では、ノート(NOTE)を作成すると表題と内容を記載することができます。一番重要なのは表題をシンプルにわかりやすく記載することが重要です。
たとえば、
2月12日同僚との飲み会場所設定 とか
２月15日会議 3時から 新商品に関して とか
ＸＸさんに電話 とか
犬の散歩 とか
例：
シンプルな表題を記載したらその後に補足情報があればノートの内容に記載して頂いてもかまいません。しかし、ここで時間をかけては無意味ですのでシンプルに記載しましょう。
例：
箱にタスクなどや必要情報を全て出し切りましたか？
それでは次は仕分け作業に移りたいと思います。実際に「箱」のNOTEBOOKを見てみてください。
その中に、1分以内に終了が可能なものは重要度関係なしに片づけちゃうことも大事です。 もちろん1分も時間が無い場合
Now (今日中)
これは本日中に行わなければいけないタスクになります。箱の中から「絶対に本日中に行わなければいけないタスク」を取り出しこの Now(今日中)のNOTEBOOKに入れてください。
方法は非常にシンプルで「ドラッグアンドドロップ」をするだけで箱からNOWのNOTEBOOK(フォルダー)に移動します。
Next (2－3日中)
2－3日中に完了が必要で自分のアクションが必要なものになります。EvernoteでそれぞれのNoteにアラームが設定できますので、自分へのリマインドも可能になります。
Later (1週間以内)
これは1週間以内にタスク完了が必要なものです。これは例えば2週間以内に必要なタスクなどの設定にしてもいいかと思います。
Someday (いつか)
これは今のところはアクションは必要ないが、いつか必要なアクションになります。
例えば「2か月後に出張の予約をしなければいけない」とか「3か月後に講習に行かなければいけない」などです。
Waiting （何かを依頼し、先方のアクション待ち)
これはかなり重要な項目の一つになります。例えば同僚に書類依頼をしてその完了待ちなどや、お客様に資料をお送りしてその返事待ちなどです。
依頼、リクエストをした場合先方のアクション待ちになりますので、「覚えなくてもよい」と思いがちなところもありますが、これも重要な項目になります。
Info (必要になりそうな情報)
これもかなり重要な項目になります。
例えば今いらなくても後程必要な情報がある場合、Infoのノートに入れておくだけでいつでも参照することができます！
Evernoteは無敵！検索もできる！自分専用の「外部脳」を作ろう！
実はEvernoteは作ったノートの検索もできますので、情報を素早く検索できるメリットもあります！
ブログ村ランキング登録しています！下のアイコンのクリックをお願いします！
